Struktur in die tägliche Arbeit bringen



21. Juni 2013

Allgemeines

Vor allem Selbständige und Unternehmer kämpfen mit den immer neuen Vorschriften und Regelungen, die den Fokus auf die eigentliche Arbeit fortwährend unterbrechen und effizientes Arbeiten verhindern. Unter dem Begriff „Zeitmanagement“ werden seit Neuestem viele Coachings und Seminare angeboten, die allesamt darauf abzielen, mehr Zeit zu haben und die freien Ressourcen besser zu nutzen. Für den ersten Ansatz jedoch brauchen Sie keine teuren und komplizierten Veranstaltungen, sondern nur den Mut zur Veränderung und die passende Motivation, diese Sache wirklich durchzuziehen.
Wir geben Ihnen im weiteren Verlauf einige wertvolle Tipps zur besseren Strukturierung des Geschäftsalltags.

Zeit besser nutzen

Zunächst gilt, dass Sie sich kurzfristig auf neue Methoden einlassen müssen und dafür andere Dinge beiseite legen, die anderenfalls bearbeitet würden. Setzen wir den Fokus auf unseren Körper, gibt es die sogenannte Leistungskurve, welche nur zu bestimmten Zeiten Höchstleistungen möglich macht und für Aktivität sorgt. Das ist in der Regel am Vormittag, da der Stress des Vortages nicht mehr im Blickpunkt steht und neue Aufgaben warten. Wichtig ist deshalb, dass komplexe und aufwendige Dinge vorgezogen werden, da diese einen wachen Verstand brauchen und vor allem die Situation, dass noch keine weiteren Aufgaben Sie gedanklich beschäftigen.

Aus diesem Grunde sollten Sie Termine möglichst in späten Nachmittagsstunden legen, um bereits zur Mittagszeit wichtige Aufgaben erledigt zu haben und den Rest des Tages besser zu strukturieren. Erfahrungsgemäß ist die Motivation und Leistungsfähigkeit in der Zeit von 18 bis 21 Uhr nochmals sehr hoch, sodass Sie erst dann den nächsten Tag innerlich durchgehen sollten und Pläne machen. Termine sind so zu legen, dass Sie eine gewisse Routine erreichen und Zeit finden, sich jeweils vorzubereiten. Fehler passieren ansonsten, Unachtsamkeiten führen zur Minderleistung und auch dazu, dass Kunden geschädigt werden. Es ist hier deshalb wichtig, eine auf Ihren Job passende Berufshaftpflicht abzuschließen, die für Folgeschäden wie einem Einkommensverlust oder dergleichen eintritt, wenn Ihnen bei der Arbeit Fehler passieren.

Unterbrechungen vermeiden

Schaffen Sie sich Zeitfenster, in denen keine Sekretärin Sie mit Telefonaten belästigt andere Dinge anfallen, die auch warten können. Wenn Sie ungestört arbeiten, bleibt die Motivation auf einem hohen Niveau und auch das Ergebnis wird besser, da Fehler in der Regel ausbleiben. Empfehlenswert sind die frühen Morgen- oder Abendstunden, da hier ein Tagesgeschäft mehr läuft und Sie auch abkömmlich sind, um andere Aufgaben zu erledigen. Machen Sie sich am Vorabend einen genauen Plan, informieren Sie alle Mitarbeiter und halten Sie sich strikt daran – Sie werden merken, wie eine bessere Struktur die Arbeit erleichtert und Sie bei Laune hält, da Sie nur auf eine einzige Sache fixiert sind.

About Matthias

P.S.: Wer schreibt denn hier? Mein Name ist Matthias und ich schreibe hier nun schon seit 2007 mit viel Spass. Du kannst mich zusätzlich auch auf Google+ erreichen, aber noch mehr freue ich mich über einen Austausch per Kommentar.

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